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Ya es una realidad la
necesidad de los ejecutivos actuales, de llevar consigo toda la
información y producto de trabajo de su empresa, usando la menor
cantidad de dispositivos posible. La convergencia de servicios de
voz, correo, datos etc. y el acceso universal a la red Internet
vía inalámbrica, ya está disponible hace algunos años pero su
incorporación a las empresas, especialmente a las pequeñas
empresas, ha empezado no hace mucho. El ejecutivo de hoy, bien sea
el propietario de su negocio, los representantes de ventas o el
personal operativo, han tenido que movilizarse para tener contacto
más directo con sus clientes y necesitan tener disponible la mayor
cantidad de información, sobre la cual apoyar su trabajo diario.
Las oficinas de hoy en día son cada vez más pequeñas, pero con una
fuerte plataforma tecnológica que soporte este tipo de operación.
La naturaleza global de
los negocios, ha incrementado los viajes y el desplazamiento de
los ejecutivos a otros sitios fuera de su lugar de trabajo, para
entablar relaciones con clientes y con proveedores y a su vez, no
pueden aislarse por períodos prolongados de sus oficinas y del
trabajo operativo diario. La toma de decisiones para un ejecutivo
se puede hacer en el menor tiempo posible, contando con la mayor
cantidad de información, en tiempo real, y desde cualquier sitio,
haciendo más eficiente su trabajo. Así mismo los clientes son más
exigentes, al recibir respuestas rápidas y precisas sin importar
si la persona está o no en la oficina.
Esto implica poder
recibir llamadas telefónicas, correos y mensajería, recibir fax e
incluso dar respuesta a los mismos, tener acceso a toda la
información de la oficina, archivos, producto de trabajo, etc. que
otras personas han hecho en tiempo real, todo desde un solo
dispositivo que puede ser un teléfono celular inteligente o una
computadora portátil. El secreto de todo esto es mantener un
centro de información, el cual puede ser un servidor dentro de la
oficina o un servicio de datacenter, contratado a una empresa
externa. La idea es que los empleados de la oficina trabajen bajo
una plataforma que centralice la información, todo el producto del
trabajo debe ser accesible de manera confiable y segura para todos
los empleados, a cualquier hora y desde cualquier lugar.
Hay empresas que ofrecen a los pequeños negocios, por bajo costo,
tener convergencia tecnológica en sus oficinas. Instalando un
pequeño servidor con acceso a Internet de alta velocidad, es
posible desde adentro de la oficina, tener unificados los
servicios de correo como Outlook y los servicios de escritorio,
como el procesador de palabras, hoja de cálculo y herramientas
para presentaciones. Por otro lado, desde afuera a través de la
Internet, el ejecutivo puede acceder a toda la información de su
oficina, recibir la mensajería de texto y tener acceso remoto a su
escritorio de trabajo. Si no desea adquirir tecnología también la
puede alquilar, estas empresas pueden diseñar la plataforma de
software y hardware de movilidad que su empresa necesita. Las
ventajas de estos servicios para su negocio, se traducen en
reducción en pies cuadrados del espacio de oficina, eliminando
espacios de trabajo que sólo requieren del teléfono e información
disponible sólo en la oficina, como por ejemplo el personal de
ventas, cuya mayor parte del tiempo debe estar dedicada a
contactar potenciales clientes y generando negocios desde afuera,
reducción de tiempos muertos como por ejemplo, los tiempos de
desplazamiento a la oficina, mayor dedicación de tiempo a los
clientes y mayor capacidad de atención, mayor continuidad en el
trabajo realizado y reducción de tiempo y de costos de
infraestructura. |
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